Kundenprofil

Unternehmen mit Xentral als ERP versenden ihre Bestellungen über DHL, GLS und eine angebundene Spedition. Ziel ist es, Rechnungen erst dann zu versenden, wenn die Ware nachweislich beim Kunden angekommen ist.

Problemstellung

Im Standard läuft die Rechnungsstellung oft zeitlich entkoppelt vom tatsächlichen Zustellereignis. Das führt zu Rückfragen, unnötigen Gutschriften und einem unklaren Blick auf Ertrag und Forderungen. Zusätzlich erschweren unterschiedliche Carrier‑Schnittstellen die durchgängige Auswertung des Versandstatus, zumal die genutzte Spedition keine öffentliche API bereitstellt.

Lösungsbeschreibung

Eine Erweiterung für Xentral überwacht den Versandstatus aller zugehörigen Lieferscheine pro Auftrag. Sobald sämtliche Sendungen als zugestellt gelten, löst das System den Rechnungsversand automatisch aus. Geschäftsregeln bestimmen, welche Konstellationen berücksichtigt werden, etwa Teillieferungen, Laufzeitüberschreitungen oder manuelle Freigaben in Sonderfällen.

Technische Umsetzung

Die Lösung bindet die DHL‑ und GLS‑APIs an, um Statusänderungen strukturiert zu erfassen. Für die Spedition wird der Sendungsstatus über eine eigene Web‑Anbindung per Selenium ausgelesen, sodass auch ohne offizielle API zuverlässige Informationen zur Verfügung stehen. Ein Dienst konsolidiert die Status je Lieferschein und Auftrag, protokolliert Ereignisse, berücksichtigt Wiederholversuche und stößt bei vollständiger Zustellung den Rechnungsversand über die Xentral API an. Fehlerbehandlung und Logging sorgen für Transparenz im Tagesbetrieb.

Bewertung

Rechnungen werden genau dann versendet, wenn die Leistung beim Kunden angekommen ist. Das reduziert Rückfragen, vermeidet Korrekturen und bildet Ertrag und Cashflow realistischer ab. Das Team gewinnt Sicherheit in der Abwicklung und spart Zeit durch weniger manuelle Eingriffe.

Ausblick

Geplant sind zusätzliche Carrier‑Integrationen, Webhooks für noch schnellere Statusupdates sowie Ausnahmen‑Dashboards zur schnellen Klärung von Sonderfällen. Perspektivisch kann die Regelbasis erweitert werden, um kundenspezifische Workflows noch feiner abzubilden.